業務システムを安く作る、相場と削れる部分

業務システムを作りたい、で見積もりを取ると、SIerや受託会社から500万・1,000万という数字が返ってくる。 それで一度あきらめて、Excelとスプレッドシートで回し続けている会社をよく見る。 ただ、やりたいことを1業務に絞れば、100万以下で形になるケースはかなり多い。 実際に受けた範囲で、どこに金がかかって、どこを削れば100万に収まるのかを書く。

そもそも業務システムの相場が読みにくい理由

ホームページやLPと違って、業務システムは「何を作るか」で金額が10倍変わる。 在庫管理と顧客管理と予約管理を全部つなげた基幹システムと、 「予約を受けてカレンダーに反映するだけ」のツールは、同じ"業務システム"でも別物。 だから相場という言葉自体があまり機能しない。

それでも目安を出すなら、SIer・受託会社のフルスクラッチで300万〜2,000万、 個人法人・マイクロ法人で50万〜150万、というのが体感の帯。 この差はぼったくりではなくて、後で書くとおり、要件定義の深さと体制の重さから出る差。

100万以下で組める業務システムの形

この予算でやるなら、対象業務を1つに絞るのが大前提。 「社内の困りごとを全部システム化したい」を100万でやろうとすると、全部が中途半端になって誰も使わないものができる。 逆に、一番手間がかかっている1業務だけを切り出すと、十分に作り込める。

• 予約・受付管理（カレンダー、ステータス、リマインドメール）
• 顧客・案件管理（一覧、検索、対応履歴、担当者割り当て）
• 在庫・商品管理（入出庫記録、棚卸し、発注点アラート）
• 受発注・見積管理（フォーム入力、PDF出力、ステータス追跡）
• 勤怠・日報・申請（打刻、承認フロー、CSV出力）

このあたりは、1業務に絞れば50〜120万の帯で組める。 作りは、ログイン付きのWebアプリにして、データはクラウドのデータベースに置く。 スマホからもPCからも同じURLで使える形にしておくと、現場で使ってもらいやすい。

ゼロから書くか、既存のサービスに乗るか

100万以下に収めるとき、一番効くのが「全部を自前で書かない」判断。 認証・データベース・ファイル保管・メール送信は、既存のクラウドサービスを組み合わせれば、ここを作る工数がまるごと消える。 管理画面も、よくある一覧・検索・編集の画面なら、土台になるライブラリを使って数日で立ち上がる。

この「乗れるところには乗る」をやるかどうかで、同じ機能でも見積もりが倍違う。 フルスクラッチで認証から帳票エンジンまで自前で書くと、それだけで1〜2ヶ月。 既存サービスに乗せると、その1〜2ヶ月が要件の作り込みのほうに回せる。

何に金がかかっているのか

業務システムでお金が動くのは、画面の数そのものより、その裏の3つ。

要件定義と業務の棚卸し

これが業務システムの最大のコスト。 今その業務を人がどうやって回しているのか、例外処理がどれだけあるのか、を聞き出して整理する作業。 ここを丁寧にやると、それだけで全体の3〜4割の工数になることもある。

逆に言うと、発注側が「今の業務フロー」を文章か図で出せると、ここが一気に縮む。 紙の申請書のフォーマット、Excelの管理表、現状の手順メモ。 この素材があるかないかで、見積もりが20〜30万動く。

権限管理と例外処理

「管理者は全部見られて、一般社員は自分の担当分だけ」みたいな権限の出し分け。 これは画面に出ない割に、裏側の作り込みが地味に重い。 役割が3種類を超えてくると、テストの手間も含めて工数が膨らむ。

100万の帯でやるなら、権限は「管理者」と「一般」の2段階くらいに割り切るのが現実的。 部署ごと・案件ごとの細かいアクセス制御を最初から入れると、それだけで30〜50万乗ってくる。 まず2段階で出して、運用しながら必要になったら足す、のほうが事故らない。

既存システムとの連携とデータ移行

会計ソフト、既存の販売管理、ECのカート。 こことリアルタイムで連携させ始めると、相手側の仕様調査と接続テストで工数が読めなくなる。 100万に収めたいなら、連携はまず「CSVで書き出して取り込む」程度に留めるのが安全。

過去データの移行も同じで、Excelが何年分もあって表記ゆれが激しいと、その整形だけで数日溶ける。 移行対象を「直近1年分」「アクティブな顧客だけ」に絞るだけで、ここのコストはかなり下がる。

SIer・受託会社で数百万になる構造

同じ規模の業務システムを、SIerや中堅の受託会社に頼むと、相場は300万〜。 要件定義だけで別契約100万、というのも珍しくない。

差は、やはり人件費階層と多重下請け。 営業・PM・SE・PG・テスターが層になって関わり、二次請け三次請けに流れていくと、 実際に手を動かす人の単価の何倍もが最終見積もりに乗る。 個人法人の100万は、要件を聞いた本人がそのまま実装する結果としての100万。

ただ、規模が大きくなると話は逆転する。 部署横断で何十人も使う、可用性やセキュリティ監査が要る、止まると業務が止まる基幹システム。 ここは個人法人1人では受けきれないし、受けるべきでもない。 100万以下で個人法人に頼むのが向くのは、1業務・少人数・止まっても数時間で復旧できる範囲のシステム。

頼む前に決めておくと見積もりが揃うこと

業務システムは、スコープの解釈が業者ごとに最も割れるジャンル。 同じ説明でも50万と300万の見積もりが返ってくる。 最低限ここを発注側で固めておくと、複数の見積もりが同じ土俵で比較できる。

システム化したい業務を1つに絞ること。 今その業務を回している現物（Excel、紙のフォーマット、手順メモ）を用意すること。 使う人数と、必要な権限の種類。 既存システムとの連携を今やるか、後回しにするか。

この4点が揃っていれば、見積もりの幅が50万・100万・300万のどこに収まるかが、依頼前に予想できる。 とくに「連携を今やるか後回しか」は金額への影響が大きいので、ここを曖昧にしたまま相見積もりを取ると、各社バラバラの前提で見積もってきて比較にならない。

進め方

業務が1つに絞れていて、現物の素材も出せるなら、見積もり依頼フォームから条件を出すと、対応できる掲載企業から提案が届く。 まだ「何をシステム化すべきか」から迷っているなら、運営に相談する形でも構わない。 現状の業務を聞いてから、どこを切り出すと一番効くか、そこは100万に収まるのか、を一緒に引いていくほうが結果として早い。